Aller Anfang ist leicht.
Wer den Überblick hat, kann die Details für sich nutzen.
Aber mit den Details verschonen wir Sie erstmal. Wenn Sie wissen, wie sich bill-to ins große Ganze einfügt, ergeben sich die Details und die vielen kleinen und mächtigen Funktionen, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern, fast von selbst.
Sehen wir also erstmal auf die Struktur, die Architektur, das Grundgerüst. Erleben Sie, wie bill-to tickt. Wiederkehrende Rechnungen haben schließlich viel mit Rhythmus zu tun. In drei Minuten wissen Sie mehr.
Der Ausgangspunkt. Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Alles, was Sie im ersten Diagramm sehen, ist Business Central Standard. Ein ganz alltäglicher Ablauf eines Verkaufs, schematisiert und auf die zentralen Elemente reduziert. Für einen Verkauf braucht man Stammdaten, Debitoren und Artikel. Die kommen in einem Beleg zusammen, der den Kern des operativen Geschäfts ausmacht und schließlich in die Warenwirtschaft und die Finanzbuchhaltung gebucht wird. So weit alles Standard.
Abonnements und wiederkehrende Rechnungen. bill-to steigt ein.
Mit dem manuellen Schreiben von Aufträgen und Rechnungen mag man zufrieden sein, wenn jedes Geschäft individuell ist. Aber in vielen Geschäftszweigen sind mittlerweile Abonnements und wiederkehrende Rechnungen die Regel. Das bedeutet, es muss in festgelegten Abrechnungsintervallen über die Laufzeit des Abonnements im Prinzip immer wieder dieselbe Rechnung gestellt werden. Mit kleineren oder größeren Abweichungen in der Menge ihrer Komponenten.
Genau darauf ist bill-to spezialisiert. Zwischen die Stammdaten und die daraus zu erstellenden Belege wird das Abonnement geschaltet. Sie können sich ein Abonnement zunächst als eine Art Vorlage, ein Template vorstellen. Das Abonnement definiert, was in welchem Intervall an einen Kunden immer wieder berechnet wird. Dabei können Sie mit wenigen Handgriffen das Aussehen der Rechnung, die aus dem Abonnement entsteht, weitestgehend beeinflussen. Aber wir wollten ja noch nicht in die Details gehen. Abonnements sind damit ein Zwischending zwischen Stammdaten und Transaktionsdaten.
Ein Schritt weiter. Wenn Ihre Prozesse es erfordern.
Abonnements alleine sind der entscheidende Faktor, um Ihre Prozesse zu automatisieren und Ihr Geschäft transparent zu machen. Aber vielleicht sind Ihre internen Abläufe ein wenig komplexer. Hier kommen Abonnementanfragen ins Spiel. Rein technisch brauchen Sie Abonnementanfragen nicht, es geht problemlos ohne. Aber wenn Sie sie inhaltlich benötigen, möchten Sie sie nicht mehr missen.
Abonnementanfragen sind ein Schritt vor der Erstellung eines Abonnements. Sie sind praktisch der elektronische Handzettel, auf dem Sie bestimmte Kundenwünsche aufnehmen. Vielleicht gibt es Vorarbeiten oder Klärungsbedarf, bevor ein Abonnement abgeschlossen wird.
Nutzen Sie Abonnementanfragen, um Ihre Kundenanforderungen in verteilten Teams zu bearbeiten. Bestellen Sie Lizenzen aus der Anfrage unmittelbar bei Ihren Distributoren und verfolgen Sie die Entwicklung von Terminzusagen nach. Erfüllen Sie Ihre Compliance-Vorschriften, indem eine Bestellung ggf. nur von dazu berechtigten Mitarbeitern bestätigt werden darf.
Wenn eine Abonnementanfrage bestätigt ist, können Sie daraus ein neues Abonnement erstellen oder ein vorhandenes aufdatieren. Selbstverständlich können im selben Schritt Einkaufsbestellungen bei Ihren Distributoren oder Lizenzgebern erstellt werden.
Die Masse macht’s.
Selbstverständlich können Sie ihre Rechnungen aus jedem Abonnement per Knopfdruck einzeln erstellen. Aber das ist ja nicht Sinn der Sache. Wir hoffen, dass Sie viele Abonnements haben. Hunderte, tausende. Die kann man nicht manuell pflegen. Deshalb gibt es intelligente Rechnungsstapel.
Ein Rechnungsstapel weiß, welche Abonnements wann zur Abrechnung fällig sind, und erstellt entsprechend alle Rechnungen. Wenn es bei einer Rechnung zu einem Problem kommt, weil zum Beispiel der Debitor gesperrt ist, wird das im Klartext mitprotokolliert und weitergemacht. Die Rechnungen, die nicht erzeugt werden konnten, können Sie sich nachher mit den detaillierten Fehlermeldungen vornehmen.
Was passiert, wenn sich was ändert?
Abonnements bieten zwar einen festen Bezugsrahmen zur Erstellung von Rechnungen über ihre Laufzeit, aber sie sind nicht starr. Es ändert sich immer mal was. Mengen werden erhöht, einzelne Lizenzen werden gekündigt. Bei Abonnementzeilen, die auf Verbrauchsbasis arbeiten, ändert sich sogar jeden Monat ziemlich viel.
Das alles wird minutiös mitprotokolliert und schließlich auch in Form von Posten festgehalten. Über die gesamte Laufzeit eines Abonnements wissen Sie immer, wie sich die abonnierten Mengen jeder einzelnen Abonnementzeile wann geändert haben. Wenn Sie Änderungen überhaupt zulassen.
Wie kommen diese Mengenänderungen nun ins Abonnement, so dass sie Einfluss auf die monatliche Rechnung haben? Dazu gibt es vier sehr bequeme Möglichkeiten, die auch gemischt eingesetzt werden können.
Zunächst können Sie Mengen im Abonnement manuell ändern. Das heißt: Es sieht manuell aus, im Hintergrund laufen aber ordnungsgemäße Buchungsprozesse. Dann gibt es eine komplette Abo-Buchblattlogik. Analog zu Standard-Buchblättern können Sie Mengenänderungen in eigene Abo-Buchblätter eintragen und dann auf die Abonnements buchen. Auch die Buchblätter kann man manuell schreiben. Aber die Idee dahinter ist natürlich, dass man externe Daten importiert und über diese Logik dem richtigen Abonnement zuführt.
Dass man Abonnements über Abo-Anfragen aufdatieren kann, haben wir schon gesehen. Schließlich können Abonnementmengen aber auch direkt – oder indirekt – über Einkaufsbestellungen geändert werden. All diesen vier Möglichkeiten ist gemein, dass sie im Hintergrund über exakt dieselbe Logik laufen: Mit Daten, die aus unterschiedlichen Quellen kommen, wird ein Buchblatt gefüllt. Dieses Buchblatt erzeugt Komponentenpositionen, die bei der Abrechnung schließlich zu Komponentenposten werden. Damit ist sichergestellt, dass alle Logiken gleich behandelt werden. Der Anwender wird mit diesen internen Abläufen nur nicht belästigt.
Ist das alles?
Längst nicht. Aber wir wollten Ihnen ja nur mal eben einen Überblick verschaffen.
Haben Sie Fragen? Die beantworten wir sehr gerne!